Учимся работать онлайн: советы по рабочей переписке

Мы подготовили подборку простых правил, следуя которым, вы покажете своим адресатам и собеседникам не только уважение и заботу об их интересах, но и продемонстрируете культуру делового, рабочего письма:

— Старайтесь удалять старую переписку, иначе в какой-то момент вы с собеседником получите Марианскую впадину, а не диалог.

— Не ленитесь отвечать на письма и не откладывайте. «Получил, работаем», «Большое спасибо» или даже краткое «Отлично» покажут собеседнику, что это результативный диалог, а не игра в одни ворота.

— Не секрет, что многоточия добавят лирики и тайны, восклицательные знаки – эмоций, а капслок (заглавная буква) поможет расставить акценты. Но лучше всё-таки обойтись без этого. Нам так кажется…

— Прочь штампы! Избавьтесь от «Доброго времени суток», «Я вас услышал», «Заранее благодарен». В противном случае однажды в ответ вам напишут «Спасибки». Что же вы будете делать?!

– Не забывайте, бизнес-общение предполагает живой и рабочий диалог в интервале с 9:00 до 19:00. Если же вопрос относится к категории горящих и требует срочного решения вне нормированного рабочего дня, сопроводите письмо предварительным телефонным звонком, смс или сообщением в мессенджере. Личным, а не в общий рабочий чат!

— Старайтесь использовать обращение «Вы» только в официальных письмах и приглашениях, но не повсеместно. Поверьте, даже сотрудников государственных пресс-служб раздражает такой тон. 

— Как известно, встречают по одёжке – не отправляйте писем без темы. Такие сообщения тяжело найти, они воспринимаются безлико, не обозначают актуальность, а следовательно, могут остаться без должного внимания.

— Кстати, старайтесь не отправлять «немых» писем – при отправке файлов, иллюстраций или документов не скупитесь на комментарии. Поверьте, файлу будет очень сиротливо, если его обделить текстом!

— Ещё раз о файлах – не забывайте, что для отправки фотографий или иллюстраций удобно использовать программу-архиватор, для отправки объектов огромных размеров – облачный сервис или файлообменник. А ещё, как бы смешно это ни звучало, никогда не отправляйте иллюстрации в файле Word. Умоляем!!

— К слову о тексте! Будет здорово, если ваша подпись в письме будет ёмкой, лаконичной и реальной. Избавьтесь от многотомных регалий, укажите только самое важное, не забудьте про список актуальных контактов. Отчество оставьте для официальных документов, а псевдоним или никнейм – для блогов.

— Опечатки, описки и спешка не сыграют вам на руку. Будьте грамотны и не забывайте, что почтовые агенты и программа Word подстроены под удобство пользователя. Не игнорируйте подчёркивание красным!

В качестве бонуса мы раскроем простой алгоритм идеального рабочего письма:

Одно письмо = один вопрос или проект; тема письма обязательна; суть просьбы или запроса изложена в первом абзаце; грамотность и вежливость!

Как мы уже говорили, текущая ситуация подготовила массу неожиданных сюрпризов. Так, в один момент решение рабочих вопросов и еженедельные, а то и ежедневные планёрки и обсуждения перекочевали из офисных реалий в витиеватый, порой пугающий мир онлайн-переписок, мессенджеров и личных сообщений. Мы составили набор простых правил поведения в рабочем чате. Читайте, сравнивайте, делайте выводы!

— Не спамьте в рабочем чате повторяющимися ссылками и вопросами. Имейте терпение, вам обязательно ответят.

— Исключите капслок! В сетевом этикете это считается признаком грубости и агрессии.

— Старайтесь писать объёмные и содержательные сообщения. Поверьте, несколько десятков месседжей «по одному слову» отвлекают и раздражают собеседников подобно заезженному мему про котиков.

— Кстати, о котиках! Запомните раз и навсегда! Всевозможные картинки, гифки, стикеры и прочий визуальный контент, как правило, не связаны с работой! Такого рода материалы отвлекают коллег от рабочего процесса и значительно тормозят возможности ваших гаджетов. Умоляем! Не злоупотребляйте такими «развлекательными» материалами!

— Не будем лукавить – смайлы, эмодзи и даже стикеры допустимы и актуализированы. Но! Старайтесь использовать понятный всем участникам переписки графический набор. В противном случае однажды на вопрос о дедлайне проекта вы рискуете получить эмодзи с гориллой.

— К слову о грамотности и понятности – пространство личных сообщений допускает сокращения, опечатки, быстрый набор и даже албанский язык. Помните, рабочий чат – общее деловое пространство. Будьте грамотны, не торопитесь и помните, «щас» и «жжошь» используем только для приватных переписок!

— Отвечая на не последнее сообщение в общей переписке, старайтесь прикреплять исходный вопрос или отмечать собеседника. Это делается достаточно просто: достаточно ввести значок @ и выбрать необходимого пользователя или же выбрать сообщение и нажать «ответить» в приложении.

— Избегайте аудиосообщений! Далеко не все участники беседы могут мобильно и своевременно их прослушать, и далеко не каждая техника даёт достойную поддержку такому формату. Кстати, вы же ещё помните, что телефонные звонки никто не отменял?!

— Старайтесь избегать общения в общем чате в нерабочее время, если этого не требуют обстоятельства. Первый снег за окном, конечно же, отличный повод обсудить это с коллегами… Но, может быть, лучше использовать личную переписку?!

Одним словом, уважайте и заботьтесь о своих собеседниках, и они ответят вам тем же! А также не забывайте, любой чат – текстовая переписка, которая никогда не заменит нам живого, человеческого общения. 

Источник: https://xn----dtbhthpdbkkaet.xn--p1ai/articles/171588/